Los grandes eventos en España suelen traer consigo asistentes con un gran apetito, ya sean conciertos como el Viña Rock de Villarrobledo o algo más local como las Fallas de Valencia.
Si cuentas con un negocio de alimentos, entonces contar con deliciosos platillos no será suficiente; vas a necesitar un sistema estable para preparar los alimentos, un personal capacitado y una cocina que pueda seguir el ritmo sin perder calidad. Esto es lo que debes hacer para que tus operaciones estén listas para cualquier evento y tu cadena de suministros trabaje a todo vapor de principio a fin en tu cocina.
1. Entender tus límites operacionales
Lo primero que debes hacer es revisar la distribución actual de tu cocina. Para ello, debes pensar en:
- ¿Cuántos platillos puedes preparar sin problemas en una hora?
- ¿Qué tanto personal será necesario en cada turno?
- ¿Podrá el equipo actual de la cocina cubrir la demanda?
- ¿Hay suficiente almacenamiento frío y/o seco para guardar ingredientes extra?
2. Haz que el equipo trabaje duro por ti
¿Esperas muchos clientes?
Quizás sería buena idea invertir o rentar:
- Hornos más grandes o parrillas más amplias
- Procesadores y mezcladores de alimentos de alta potencia
- Congeladores y refrigeradores amplios
- Calentadores o banquillos portátiles para establecimientos al aire libre
- Cocinas y freidoras automáticas con temporizador para mejorar la consistencia
Recuerda realizar revisiones de seguridad regulares. Lo último que necesitas es que el equipo falle durante las horas pico.
3. Mantén el orden para mejorar la velocidad
Una cocina en orden es una cocina veloz. Organiza estos procesos para que puedas manejar el volumen fácilmente:
- Prepara las salsas, proteínas y acompañamientos de antemano y en cantidad
- Divide las porciones e identifica los ingredientes de forma clara
- Diseña platos con base en los ingredientes disponibles
- Crea estaciones para preparar, cocinar y empaquetar la comida
- Rota los turnos para evitar el exceso de personal en la cocina y el agotamiento
- Provee guías visuales y listas de verificación en las estaciones
Esto mantendrá tu cadena de suministros funcionando incluso con personal temporal dentro de tu cocina.
4. Contar con un personal confiable
Un servicio a gran escala requiere de un personal capaz y debidamente informado. Por ello, asegúrate de contratar con tiempo al personal y tomarte tu tiempo capacitándolo.
También debes establecer líderes de personal que se encarguen de administrar las diferentes zonas y estaciones de la cocina. Un trabajo en equipo efectivo es la clave para lograr una ejecución exitosa.
5. Siempre atento a los suministros
La cadena de suministros de tu cocina solo es tan fuerte como el control de tus existencias, especialmente en eventos donde las demoras al reestablecer alguna estación pueden traer graves consecuencias.
Crea un sistema que te ayude a:
- Crear nuevos pedidos antes que se acaben las existencias
- Predecir el uso de ingredientes basado en turnos anteriores
- Ordenar en cantidad de forma inteligente con el fin de reducir costes y desperdicios
- Usar los primeros ingredientes en llegar para mantener un control de expiración
Entrena a tu personal para registrar, almacenar y rotar los suministros correctamente. Esto mantendrá los alimentos seguros y las operaciones libres de estrés.
6. Simplifica el menú
Mientras más elecciones ofrezcas, más lentos serán los procesos. Aferrate a:
- Favoritos del público como hamburguesas, paellas, ensaladas o comidas a la plancha
- Combos de comidas fáciles de crear
- Personalización limitada
- Platillos fáciles de empaquetar y que se puedan comer en el camino
Un menú bien organizado reducirá los errores y le ayudará al personal de tu cocina a mantener el enfoque, la velocidad y la consistencia.
7. Uso de tecnología inteligente
Las herramientas digitales pueden reducir el trabajo manual y mejorar la precisión. Considera utilizar:
- Puntos de venta para mantener un control de ventas en tiempo real
- Pantallas que muestren las órdenes en la cocina en lugar de realizar órdenes físicas
- Un menú QR u órdenes móviles para manejar las solicitudes
- Planificadores de fuerza laboral para manejar los descansos y las rotaciones
Esas herramientas también pueden ofrecer datos valiosos para mejorar la cadena de suministros de tu cocina y así optimizar tu desempeño en el evento.
8. Al corriente con los organizadores
Antes del gran día, asegúrate de saber sobre la distribución del evento y la logística. Pregúntale a los organizadores acerca de:
- Cantidad de asistentes estimados y horas pico
- Servicios disponibles (electricidad, agua, desechos, etc.)
- Puntos de acceso para tu personal y los repartos
- Seguridad alimentaria o restricciones en cuanto a ventas
Ser proactivo te ayudará a prevenir sorpresas desagradables y permitirá que la cadena de suministros de tu cocina funcione sin retrasos.
9. Promociona tu servicio antes de servir
Hazle saber a la gente que estarás en el evento. Puedes considerar alguna de estas ideas:
- Anuncia tu local y tu menú por redes sociales
- Ofrece adelantos o especiales disponibles solo durante el evento
- Colabora con influencers locales o páginas de alimentos reconocidas
- Usa publicidad local o cupones QR
Comparte fotos, etiqueta a los asistentes y motiva a tus clientes a seguir ordenando productos por medio de portales de delivery luego del evento.
10. Evalúa y mejora
Una vez concluído el evento, haz una revisión rápida acerca de lo siguiente:
- Revisa qué se vendió bien y qué no lo hizo tan bien
- Pregunta a tu personal en qué áreas se puede mejorar
- Mantén un seguimiento sobre los retrasos, errores o fallas en la cadena de suministros de tu cocina
- Actualiza tu lista de pendientes para una próxima ocasión
Los eventos son para crecer y triunfar, pero solo si aprendes y mejoras luego de que estos concluyan.
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